紙の申込書をWeb化するときに、確認したい4つのこと。

紙の申込書をWeb化する前に：紙をそのままフォームにしない

紙の申込書をWebフォームに置き換えると、記入や郵送、転記の手間が減り、受け付ける側も申込者も楽になります。一方で、よくあるのが、紙の申込書の項目と並び順をそのままフォームにしてしまうケースです。

紙の時代に必要だった項目が、今は使われていないこともあります。また、紙では担当者が欄外のメモや経験で吸収していた例外の対応が、Webでは決めておかないと止まってしまいます。項目を写すだけでなく、申込を受けてから完了するまでの流れ全体を見直すことが、Web化を成功させる近道です。

フォーム制作の現場でも、最初に既存の申込書と、受け付けたあとの処理の流れを一緒に見せていただくと、必要な機能がはっきりし、作り直しも少なくなります。ここでは、申込書をWeb化するときに確認したい4つのことを順に紹介します。

1. 申込フォームの項目は、本当に必要なものだけにする

申込書の項目をひとつずつ見て、「この情報は誰が、何に使っているか」を確認しましょう。使われていない項目は削り、申込の時点では不要で、あとから聞けば足りる項目は後回しにします。入力項目が多いフォームは、途中で離脱される原因になります。

• 使い道がはっきりしない項目は、思い切って削る
• 選べるものは、自由記述ではなく選択式にする
• 必須項目と任意項目を明確に分ける
• 住所や日付など、入力形式がばらつきやすい項目は書き方を例示する
• スマートフォンで入力しやすい順番と項目数にする

項目を減らすことは、個人情報を必要以上に預からないことにもつながります。集めた情報をどこに保存し、誰が見られるのかもあわせて決めておきましょう。

2. 申込を受け取った後の流れを決める

フォームで受け付けたデータを、誰が確認し、どこに保存し、どう返信するのか。この流れが決まっていないと、Web化しても結局、印刷して紙で回覧したり、別の表に手で転記したりする作業が残ってしまいます。

• 担当者への通知（誰に、どの手段で届くか）
• 申込者への自動返信（受付完了と次の案内）
• データの保存先（スプレッドシート、管理画面など）
• 確認・承認の手順と、差し戻すときの連絡方法
• 重複して送信された場合や、対象外だった場合の扱い

とくに見落としやすいのが、例外の扱いです。条件に当てはまらない申込や、途中で内容を変更したいという連絡が来たときに、誰がどう判断するのかを決めておくと、公開後に慌てずに済みます。すべてを自動化する必要はなく、人が確認する場面をはっきりさせておくことが大切です。

3. 規約への同意や署名が必要かを確認する

規約への同意や署名が必要な申込の場合は、同意の記録をどう残すかも考えておきましょう。チェックボックスで足りるのか、いつ・誰が・どの内容に同意したのかを記録として残す必要があるのかは、業務の内容やリスクによって異なります。

たとえば、規約の内容を後から変更する可能性がある場合は、申込者がどの版の規約に同意したのかが分かるようにしておくと安心です。本人確認が必要な場合は、メールアドレスの確認などの手順を加えることも検討します。

La plusでは、専用URLとメール認証コード、同意記録の仕組みを備えたオンライン契約書システムを自社で開発しています。デモページで実際の流れを確認できるので、同意の記録をどう残すかを考える参考にしてみてください。

4. 紙の申込書を残すケースも考えておく

スマートフォンやパソコンに慣れていない方など、紙のほうが安心な人もいます。また、申込を確認する側も、長年見慣れた紙の様式から急に画面へ切り替わると、どこを確認すればよいか戸惑うことがあります。

すべてを一度に切り替えるのではなく、Webと紙を並行して運用する期間を設けるのもひとつの方法です。その場合は、紙で届いた申込を誰がWebの一覧に入力するのかを決め、データが二重管理にならないようにしておきましょう。

受付窓口でタブレットを使って代わりに入力する、紙の申込書にフォームのQRコードを載せる、といった工夫で、少しずつWebへの移行を進めることもできます。

申込書の電子化をスムーズに進める手順

ペーパーレス化をスムーズに進めるには、いきなりすべての申込書を変えるのではなく、件数が多い、または転記の手間が大きい申込書をひとつ選んで始めるのがおすすめです。

• 今の申込書と、受付から完了までの流れを書き出す
• 項目を見直し、フォームの下書きを作る
• 社内の数人で実際に入力し、分かりにくい点を直す
• 紙と並行して運用し、問い合わせや手戻りを記録する
• 問題がなければ、紙の受付を段階的に減らす

公開前には、スマートフォンでの表示や入力のしやすさ、自動返信や通知が正しく届くかを必ず確認しましょう。

まとめ：申込書のWeb化は、項目と受付後の流れをセットで考える

紙の申込書をWeb化するときは、必要な項目だけに絞る、受け取ったあとの流れを決める、同意や署名の記録方法を確認する、紙を残すケースを考える、の4つを押さえておくと失敗を減らせます。

La plusでは、申込フォームの制作から、自動返信やデータ整理、同意記録の仕組みづくりまでご相談をお受けしています。今の申込書を見ながら一緒に整理したい、という段階からでもお気軽にどうぞ。