業務システムは、小さく作って育てるのがちょうどいい。

業務システムを一度に大きく作ると、うまくいかない理由

業務のすべてをひとつにまとめて管理できるシステムを、最初から作りたいと考える方は少なくありません。けれど、全部を一度に作ろうとすると、要件を決めるだけで長い時間がかかり、費用も大きくなります。

さらに、完成するころには業務のやり方や担当者が変わっていて、現場に合わなくなっていることもあります。打ち合わせの段階では必要だと思っていた機能が、実際にはほとんど使われないというのも、システム開発でよく聞く話です。

開発の相談を受けていても、「あれもこれも」と要望が広がるほど、本当に解決したかった困りごとがぼやけてしまうことがあります。だからこそ、まずは範囲を絞って小さく作り、使いながら育てていくスモールスタートの考え方をおすすめしています。

スモールスタートで業務システムを作るメリット

小さく始める進め方には、費用を抑えられること以外にも、いくつかの利点があります。

• 早い段階で使い始められ、効果を実感しやすい
• 現場の声を反映しながら、必要な機能だけを足していける
• うまくいかなかったときの手戻りや損失が小さく済む
• 使う人が少しずつ慣れていけるため、定着しやすい
• 次に何を作るべきか、実際のデータをもとに判断できる

ソフトウェア開発の分野では、最小限の機能で使い始めて検証する考え方をMVP（Minimum Viable Product）と呼ぶことがあります。業務システムでも、まず「これがあれば業務が回る」という最小の形を作ることが出発点になります。

最初に選ぶのは、いちばん困っている業務ひとつ

スモールスタートで大切なのは、最初に取り組む業務の選び方です。いちばん時間がかかっている、ミスが多い、特定の人に頼り切っている、といった業務の中から、ひとつを選びましょう。

選ぶときは、1週間ほど作業の記録を取ってみると、感覚ではなく実態に基づいて判断できます。そのうえで、その業務の流れを「誰が、何をきっかけに、何を入力し、誰に渡すのか」という順番で書き出しておくと、システムに必要な機能が見えてきます。

最初から複数の部署にまたがる業務を選ぶと、調整に時間がかかります。まずは一つの部署やチームで完結する業務から始めると、進めやすくなります。

最小限の機能で使い始める：何を作り、何を後回しにするか

最初のバージョンは、「これがないと困る」機能だけに絞ります。業務システムの多くは、次のような基本の機能から始められます。

• データを入力する・一覧で見る・検索する
• 必要な人に通知する
• 状態（未対応・対応中・完了など）を管理する
• データをCSVなどで書き出せる

集計レポートや細かい権限設定、ほかのシステムとの連携などは、使い始めてから本当に必要かを判断しても遅くありません。後回しにする機能をあらかじめ一覧にしておくと、「あの機能はどうなった？」という不安も減り、次の改善計画にもそのまま使えます。

なお、すべてを新しく開発する必要もありません。スプレッドシートや既存のクラウドサービスで足りる部分はそれを使い、足りない部分だけを開発するという組み合わせも、スモールスタートの選択肢です。

現場の声で業務システムを育てる改善の進め方

使い始めたら、現場の人の「ここが使いにくい」「これがあると助かる」という声を集めて、少しずつ改善していきます。

要望は集める場所を決めて記録する

口頭やチャットで出た要望は、すぐに流れてしまいます。共有の表などにまとめ、誰がどんな場面で困ったのかも一緒に記録しておくと、優先順位を決めやすくなります。

改善は優先順位をつけて小さく繰り返す

集まった要望をすべてすぐに反映する必要はありません。効果の大きさと手間を見比べて、優先度の高いものから順に対応します。小さな改善を繰り返すほうが、まとめて大きく変えるより現場の混乱も少なく済みます。

スモールスタートで失敗しないための注意点

小さく始めるといっても、場当たり的に機能を足していくと、つぎはぎで扱いにくいシステムになってしまいます。最初の段階で、将来どんな業務まで広げたいのか、大まかな方向性だけは共有しておきましょう。

また、システムは作って終わりではなく、公開後の不具合対応や改善、サーバーなどの運用にも費用と手間がかかります。開発費だけでなく、使い続けるための体制や費用も最初に確認しておくと、あとで困りにくくなります。

社内で誰が窓口になり、要望をまとめるのかを決めておくことも大切です。窓口がはっきりしていると、改善のやり取りがスムーズに進みます。

まとめ：業務システムは、小さく作って育てるのがちょうどいい

業務システムは、いちばん困っている業務ひとつから、最小限の機能で使い始め、現場の声で育てていくのが中小企業にとって現実的な進め方です。小さく始めることで、費用を抑えながら、本当に業務に合ったシステムに近づけられます。

La plusが自社で開発したオンライン契約書システムも、ひとつの業務の困りごとから生まれた仕組みです。業務システムやWebアプリ、自動化について、「何から作ればいいか分からない」という段階からでもお気軽にご相談ください。